3 einfache Wege für sicheren E-Mail Versand

Die allgemeine Hysterie, die sich derzeit bezüglich der „Spionage“ von E-Mails im Netz ausgebreitet hat, ist für einen unbefangenen Betrachter unbegreiflich. Müsste es doch jedem auch nur halbwegs kundigen Internet-Nutzer bekannt sein, dass E-Mails nicht per se vor den Einblicken Dritter geschützt sind.

Wenn der Vergleich auch schon oft getroffen worden ist, er veranschaulicht die Situation sehr deutlich: Eine auf üblichem Wege versandte E-Mail ist wie eine Postkarte, sie kann (theoretisch) von jedem eingesehen werden.

Mich persönlich schreckt dabei weniger die Vorstellung, dass irgendwelche Geheimdienste meine Mails mittels spezieller Programme auf verdächtige Schlüsselworte hin untersuchen, sondern mehr das Wissen, dass auch kriminellen Elementen das Lesen und Nutzen der Informationen möglich ist.

Da ich schon immer auch mit vertraulichen Daten umgegangen bin, habe ich auch schon immer dafür Sorge getragen, dass sensible Mails eben nicht als Postkarte, sondern als „verschlossener Brief“, uneinsehbar für Dritte, versandt werden.
Das ist viel einfacher als manche denken: ich will von vielen möglichen Methoden, worunter sicher auch viele komplizierte sind, einmal drei besonders einfache Möglichkeiten kurz vorstellen.

(1) Schnell und einfach mit WORD

  1. Will man jemanden schnell eine vertrauliche E-Mail schicken, eignet sich das das sehr verbreitete Textverarbeitungsprogramm WORD der Fa. Microsoft hierfür am besten. Am einfachsten geht es, wenn man zusätzlich Outlook installiert hat.
  2. Einfach einen neuen Text schreiben und auf einer markanten Stelle
    z.B. dem Desktop abspeichern.
    Bitte darauf achten, dass das Dokument im neuen docx-Format gespeichert wird, die Verschlüsselung unter dem alten WORD Format (auch mit alten Programmen) ist nicht sicher.
  3. Bei Speichern unter unter Tools „Allgemeine Optionen“ die Option „Kennwort zum Öffnen“ wählen. Das Kennwort eintragen und wiederholen.
    Die Qualität des Kennworts bestimmt den Grad der Sicherheit: Also am besten eine Kombination aus Sonderzeichen und Buchstaben wählen, das gewählte Kennwort darf auch nicht zu kurz sein.
    3. Am schnellste geht es jetzt, wenn man das WORD Dokument von WORD aus versendet (als Anlage senden). Natürlich kann man das verschlüsselte WORD-Dokument als Anhang auch mit jeden X-beliebigen Mail-Programm an den Partner senden.
  4. Dieser benötigt jetzt natürlich noch das Kennwort, das kann man ihm/ihr per SMS übersenden, fernmündlich mitteilen oder bei einem persönlichen Treffen einfach mit ihm vereinbaren.
    (Wer WORD nicht hat und kein Geld ausgeben will: Natürlich bietet auch die Freeware “openoffice.org” ähnliche Verschlüsselungsoptionen)

(2) Mehrere Dateien versenden mit Win7zip

Will man per Mail auch sonstige Anhänge / Dateien versenden verwendet man am besten die Freeware 7-Zip File-Manager. Das hat den weiteren Vorteil, dass die versendete/n Datei/en zusätzlich komprimiert wird/werden, das ist wichtig, wenn der Partner nur über begrenzten Speicherplatz bei seinem E-Mail Provider verfügt.

  1. 7-zip kostenlos herunterladen und installieren,
  2. die Dateien (z.B. Texte/Bilder, die man per E-Mail versenden will, am besten in einen besonderen Ordner abspeichern.
  3. Dann im 7-zip Datei Manager die Dateien, die man versenden will markieren (Mehrfachauswahl mit CTRL möglich). Unter „Datei“ „7-zip“ (links oben) „Archivieren und versenden“ wählen. Als Datei-Format empfehle ich, das „zip-Format“ auszuwählen (nicht 7z!). Das hat nämlich den entscheidenden Vorteil, dass der Empfänger auf jedem Windows Rechner (ab Version „XP“) mit einfachem Doppelklick die Datei öffnen kann, auch wenn er/sie das Programm 7-zip nicht installiert hat!
  4. Dann versenden. Wie dargestellt, dem Partner das Passwort mitteilen.

(3) Dokumente, die nicht mehr bearbeitet werden sollen: verschlüsselte pdf

Will man vertrauliche Dokumente wie Sitzungsprotokolle, pp, versenden, so verschlüsselt man am besten ein pdf-Dokument. Das kann man – wie oben beschrieben – mit WORD (ab Version 2010) erstellen, dann eben nur als pdf abspeichern und mit einem Kennwort versehen.

Man kann jedoch auch das kostenlose Programm pdf24 creator benutzen. Das kreiert einen speziellen Druckertreiber, der es dann ermöglicht, aus jedem beliebigen Programm heraus auch verschlüsselte pdf-Dokumente zu erzeugen, die dann per Mail als Anhang sicher versendet werden können.

 

Über Thomas Albrecht

Mitglied des Trierer Stadtrates.
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